De Peppol-verplichting in België: praktische gids voor e-facturatie in 2026

• 1 jan 2026B2B e-facturatie verplicht in België
• € 1.500–5.000Boetes bij herhaalde inbreuken
• 1 jan 2028Start e-reporting in bijna realtime

België is een van de eerste EU-landen die e-facturatie tussen ondernemingen verplicht maakt. Wie een bedrijf runt in België, of een internationale onderneming met een Belgische entiteit, ziet facturatie veranderen van een document dat u mailt naar data die tussen boekhoudpakketten stroomt. Deze gids legt uit wat de regels vragen, voor wie ze gelden en hoe u het proces vlot laat lopen.

Wat is Peppol e-facturatie?

Peppol is een Europees netwerk en een standaard om facturen als gestructureerde data uit te wisselen tussen boekhoudsystemen. In plaats van een pdf die iemand overtypt, komt de factuur binnen als machineleesbare velden: leverancier, klant, btw-nummer, lijnen, btw-tarieven en totalen. De ontvangende software kan ze automatisch inboeken.

Elke onderneming sluit aan via een access point, een gecertificeerde dienstverlener. Veel boekhoudpakketten, zoals Exact Online, Octopus, Yuki en Billit, hebben er een ingebouwd. België gebruikt het formaat Peppol BIS Billing 3.0, gebaseerd op de Europese norm EN 16931.

Wie moet Peppol gebruiken in België?

De verplichting geldt voor binnenlandse B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn. Ze geldt voor bedrijven van elke grootte, dus ook voor eenmanszaken en kleine ondernemingen. Een paar groepen vallen erbuiten:

• Verkopen aan consumenten (B2C)
• Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen zonder recht op aftrek verrichten
• Ondernemingen in faillissement of gerechtelijke reorganisatie
• In de regel buitenlandse ondernemingen met een Belgisch btw-nummer maar zonder vaste inrichting in België. Toets uw eigen situatie af met uw boekhouder of fiscalist.

Peppol is juridisch niet de enige optie: twee partijen mogen een ander protocol afspreken dat aan de norm voldoet. In de praktijk is Peppol de standaard voor bijna elke Belgische kmo.

Wat zijn de boetes als u niet in orde bent?

De boetes stijgen bij elke inbreuk, en de fiscus hoeft niet eerst te waarschuwen. Na een tolerantieperiode van drie maanden begin 2026 geldt deze schaal:

Ontvangen telt even zwaar als versturen. Een onderneming die geen Peppol-facturen kan ontvangen, voldoet evenmin aan de regels.

Wat verandert er in 2028?

Vanaf 1 januari 2028 voert België e-reporting in bijna realtime in, gebaseerd op Peppol. Factuurgegevens worden met de FOD Financiën gedeeld terwijl u facturen verstuurt en ontvangt, via het zogenaamde vijfhoekenmodel. De jaarlijkse klantenlisting verdwijnt. Elke factuurfout wordt dan ook een probleem met uw btw-gegevens, niet alleen een kwestie met een klant. Wie nu een proper Peppol-proces opzet, maakt 2028 een stuk makkelijker.

Hoe maakt u zich klaar? 6 praktische stappen

1. Controleer uw software. Ga na of uw boekhoudpakket Peppol BIS 3.0 kan versturen en ontvangen, of kies een access point.
2. Registreer op Peppol. Zorg dat uw onderneming in de Peppol Directory staat onder uw ondernemingsnummer (schema 0208) en/of btw-nummer (schema 9925).
3. Zuiver uw stamgegevens. Controleer btw- en ondernemingsnummers van klanten in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
4. Zet uw btw-codes juist. Let vooral op btw verlegd (medecontractant), intracommunautaire leveringen en vrijgestelde posten.
5. Spreek referenties af. Verzamel bestelbonnummers en klantreferenties vóór u factureert, zodat klanten facturen niet weigeren.
6. Wijs een eigenaar aan. Iemand moet elke dag de verzendstatussen en weigeringen nakijken, niet pas op het einde van de maand.

Wat zijn de vaakst voorkomende problemen na de start?

De meeste geweigerde facturen zijn terug te voeren op stamgegevens, referenties of afrondingen. Dit zien wij het vaakst:

• De klant is niet geregistreerd op Peppol, of er wordt een verkeerde identificator gebruikt
• Ontbrekende of foute btw- of ondernemingsnummers
• Lijntotalen die door afrondingen niet overeenkomen met het factuurtotaal
• Verkeerde btw-categorie, bijvoorbeeld btw verlegd zonder categorie AE
• Ontbrekend bestelbonnummer of klantreferentie
• Creditnota's die als negatieve facturen worden verstuurd in plaats van documenttype 381

Los de oorzaak op in uw boekhoudsoftware, niet in het bestand. Zo komt dezelfde fout niet terug op de volgende factuur.

Wie beheert Peppol van dag tot dag?

De regel is eenvoudig, maar de dagelijkse opvolging is echt werk. Bij veel bedrijven is niemand eigenaar van de status van het access point, waardoor weigeringen dagenlang blijven liggen. Bij Haven Teams neemt een vaste Finance Desk-boekhouder die dagelijkse routine over in uw eigen software, volgens uw procedures en met uw goedkeuring. Bekijk onze ondersteuning bij Peppol e-facturatie en onze prijzen, of lees hoe we accountantskantoren ondersteunen.

Veelgestelde vragen

Bronnen