Openstaande facturen elke dag opgevolgd, uit uw naam.
Een vaste debiteurenbeheerder die uw debiteurenadministratie in de gaten houdt, herinneringen in uw toon verstuurt, geschillen met uw team oplost en escalaties voorbereidt, zodat uw geld eerder binnenkomt.
Facturen worden na 52 dagen betaald omdat niemand tijd heeft om op dag 31 te vragen.
De meeste late betalingen in Nederland en België zijn geen geschillen; het zijn facturen die niemand heeft nagejaagd. Financiële teams sturen de eerste herinnering te laat, verliezen betalingstoezeggingen uit het oog en laten geschillen wekenlang liggen. Intussen financiert het bedrijf het werkkapitaal van zijn klanten.
De debiteurenbeheerders van Haven Teams voeren een gedisciplineerd, beleefd proces binnen uw boekhoud- of creditmanagementsoftware: dagelijks de administratie bewaken, herinneringen op de afgesproken momenten versturen uit uw naam en met uw sjablonen, elke toezegging en vraag loggen, geschillen afstemmen met uw sales- of leveringsteam en dossiers voorbereiden voor formele incasso wanneer nodig.
Herinneringen te laat of helemaal niet verstuurd
De eerste herinnering gaat uit als iemand het opmerkt, niet als de factuur vervalt.
Geschillen blijven hangen tussen afdelingen
Vragen kaatsen heen en weer tussen finance, sales en operations zonder dat iemand de oplossing bezit.
Geen zicht op de timing van cash
Betalingstoezeggingen worden niet vastgelegd, dus cashprognoses zijn giswerk.
Een consistent proces dat klanten respecteren.
- Dagelijks bewaken van de debiteurenadministratie en ouderdomsanalyse in uw software
- Herinneringsmails en -brieven op afgesproken momenten, uit uw naam en met uw sjablonen, in het Nederlands, Frans of Engels
- Loggen van betalingstoezeggingen, geschillen en contacthistorie per klant
- Afstemmen van factuurvragen met uw sales-, leverings- of projectteam tot ze zijn opgelost
- Voorbereiden van escalatiedossiers voor uw incassobureau of juridische partner, volgens uw beleid
- Een wekelijks incassorapport en trend in debiteurendagen voor het management
Schriftelijke opvolging gebeurt in het Nederlands, Frans of Engels met uw sjablonen. Uitgaande telefoongesprekken met Nederlands- of Franstalige klanten blijven bij de start bij uw team; wij bereiden bellijsten en notities voor zodat die gesprekken kort en effectief zijn.
- Vanaf
- €1.600 per medewerker per maand
- Werktijden
- EU-kantoortijden, 09.00–17.30 uur CET
- Pilot
- Proefperiode van 2 weken tegen half tarief
Veelgestelde vragen
Merken klanten dat een offshore team hen najaagt?
Herinneringen gaan uit onder uw naam, vanaf uw e-maildomein en met uw sjablonen, dus klanten zien uw bedrijf. Veel klanten vertellen hun belangrijkste afnemers dat een vast debiteurenteam de opvolging nu verzorgt; die keuze is aan u.
Bellen jullie debiteuren?
Bij de start richten wij ons op schriftelijke opvolging en belvoorbereiding. Telefoongesprekken in het Nederlands of Frans blijven bij uw team, ondersteund door onze bellijsten en notities. Engelstalige gesprekken kunnen in overleg worden opgenomen.
Kunnen jullie samenwerken met ons incassobureau?
Ja. Wanneer een factuur het escalatiepunt in uw beleid bereikt, stellen wij het complete dossier samen met factuur, herinneringen en contacthistorie en dragen het over aan uw bureau of juridische partner.
Hoe meten jullie resultaten?
Debiteurendagen (DSO), percentage achterstallig, nauwkeurigheid van betalingstoezeggingen en oplostijd van geschillen, wekelijks gerapporteerd en samengevat in de maandelijkse scorecard.
Andere sectoren en taken
Elke pagina legt uit hoe dezelfde desk werkt voor een ander soort organisatie.
White-label boekhouders die in uw kantoorsoftware werken, onder uw naam, voor uw klanten.
Lees meerE-commerce & webshopsMarktplaatsuitbetalingen, afrekeningen van betaalproviders, OSS-btw en duizenden kleine transacties, afgeletterd.
Lees meerHorecaDagomzetten, fooien, gesplitste btw-tarieven, leveranciersfacturen en loongegevens voor restaurants, hotels en groepen.
Lees meerBouw & installatieProjectkosten, onderaannemersfacturen, verlegde btw, inhoudingen en G-rekeningadministratie.
Lees meerVastgoedbeheer & VvE-administratieServicekostenadministratie, VvE-boekhouding, huurledgers en jaarrekeningen voor vastgoedbeheerders.
Lees meerLogistiek & transportTankpassen, tol, chauffeurskosten, facturatie met CMR en buitenlandse btw voor vervoerders en expediteurs.
Lees meerZorgpraktijkenTandarts-, fysio-, huisarts- en dierenartspraktijken: afrekeningen van verzekeraars, patiëntfacturatie en btw-vrijgestelde boekhouding.
Lees meerCrediteurenadministratieFactuurherkenning, matching, goedkeuring en betaalruns, dagelijks gedaan zodat leveranciers op tijd betaald worden.
Lees meerBtw-aangiftenMaandelijkse en kwartaal-btw-aangiften, ICP-opgaven en aansluitingen voorbereid voor de aftekening door uw accountant, NL en BE.
Lees meerPeppol e-facturatieBelgië maakte B2B e-facturatie in 2026 verplicht. Zorg dat verzenden, ontvangen en verwerken goed lopen.
Lees meerJaarwerkvoorbereidingAangesloten balansrekeningen, specificaties en onderbouwing zodat uw accountant sneller kan afsluiten.
Lees meerAndere desks: Finance Desk · Security Operations Desk · Tech Support Desk
Laat twee weken uw achterstallige facturen opvolgen.
Eén vaste debiteurenbeheerder op uw echte administratie, met vooraf afgesproken normen. Half maandtarief, verrekend als u doorgaat.